Rekordní záznam – zábava, že? Ale: Může vám to opravdu pomoci pokrýt zadek v práci, když to potřebujete. Jak tedy organizujete, uložíte a jinak sledujete poznámky o schůzce, e -maily a telefonní hovory? Dnešní host Post vám přináší několik výjimečných doporučení od Belle of Capitol Hill Style – CHS na CYA, abych tak řekl. Děkujeme Belle za předání těchto nápadů (a vítejte zpět na blogu)!
Práce v politice mě naučila řadu užitečných lekcí, z nichž nejdůležitější bylo, jak dodržovat výjimečné záznamy. Ukládám e -maily, dopisy, poznámky a poznámek o setkání, protože nikdy nevíte, kdy budete potřebovat papírovou stezku. Takže když mě Kat požádala, abych napsal příspěvek, který podrobně popisuje, jak zakrýt zadek v práci, byl jsem potěšen, že jsem se mohl zavázat.
Začněme založením CYA, vedeme dobré záznamy:
Poznámky k setkání mám přes 30 malých, spirálových vázaných notebooků, které pokrývají celou mou kariéru. Na vnější straně jsou označeny pro práci a datum, např. “Kongres. květen ’07- říjen ’07. ” Zevnitř najdete moje poznámky o schůzce pro každé jmenování označené jmény všech účastníků, jejich přidružení a podrobnosti o naší konverzaci.
Tyto poznámky jsou záznamem toho, co bylo řečeno, co bylo slíbeno a jaký byl výsledek schůzky. Udržování přesných poznámek pomůže objasnit chybné komunikace a pomůže vám osvěžit si paměť před dalším setkáním s těmi stejnými lidmi bez ohledu na to, kolik času uplynulo prozatímní.
E -maily v našem digitálním věku, mít organizovanou doručenou poštu, jsou zásadní pro váš úspěch jako profesionál. Za prvé, nechcete ztratit něco, co byste mohli potřebovat později, nebo nesprávně umístit zásadní korespondenci. Za druhé, nikdy nevíte, kdy váš závazek vedení dobrých záznamů zachrání vaši schovávání.
Během znovuzvolební kampaně vyšel guvernér mého státu v silné opozici vůči účtu, který můj šéf podporoval. Představte si překvapení guvernéra, když jeden z mých spolupracovníků natáhl do své doručené pošty a vytáhl čtyřletý dopis, který podepsal, a vyjádřil svou neochvějnou podporu pro předchozí verzi návrhu zákona, kterého se nyní postavil. E -mail nás vzal z defenzivy a dal ho na něj.
Jak tedy musíte uspořádat své e -maily? Neexistuje žádný způsob, jak shromáždit svou doručenou poštu, ale rád uspořádám důl do roku (2014), poté podle vydání (záležitosti veteránů), poté skupinou (National Guard). Pokud dělám zásadní práci na jednom zákoně nebo jednom čísle, dostane vlastní složku. Také ráda barevným kódem klíčové e-maily v modré, e-maily s klíčovými přílohy v zelené a e-maily, které jsou sporné nebo od někoho, kdo je proti naší pozici v červené.
Telefonní hovory
Na rozdíl od e -mailů mají telefonní hovory temnou papírovou stezku. To může být dobrá věc nebo špatná věc. Takže na svém počítači ponechám otevřené slovo dokument s názvem „Důležité hovory“. Stejně jako moje poznámky o schůzce podrobně popisuje, s kým jsem mluvil, když jsme mluvili, o čem jsme diskutovali a co jsme vyřešili. Je užitečné mít, když váš šéf požádá o přesný přehled vaší konverzace.
Vyhýbání se papírové stezce
Vedení dobrých záznamů je kritické. Může vám pomoci vyřešit spory, osvěžit si paměť o minulých diskusích a udržet seznam úkolů na správné cestě. Ale co ty časy, kdy nechcete papírovou stezku?
Pokud je třeba informace sdílet mimo záznam, je třeba provést konverzaci z digitální říše, je třeba se omlouvat, nebo když se musíte ujistit, že to, co se chystáte říct, nemůže být předáno se základním kliknutím na tlačítko Forward.
V zásadě, pokud se obáváte, že to, co se chystáte napsat, by mohlo být použito proti vám, skončilo ve špatných rukou nebo ublížilo projektu, na kterém pracujete, udělejte. ne. dát. to. při psaní. Použijte svůj nejlepší úsudek a pokud máte pochybnosti, namísto typu se rozhodněte vytočit.
Telefonní hovory vs. e -maily
Ale co když chcete konverzaci o záznamu a osoba, se kterou mluvíte, vás volá po telefonu? Řekněme, že se snažíte zamknout podporu pro klíčovou legislativu od zaměstnance, jehož šéf je méně než důvěryhodný. Staffer je potěšen, že vám po telefonu řekne, že jeho šéf je na palubě, ale potřebujete něco mnohem konkrétního. Potřebujete papírovou stezku. Zadejte následné e-mail:
“Drahý Johne, moc ti děkuji, že jsi si udělal čas, abych mi zavolal o podporu Rep. Smitha s H.R 529. Můj šéf bude tak potěšen, že vím, že Rep. Smith je na palubě.” Jeho hlasování bude tak silnou ukázkou jeho závazku k této otázce. Ještě jednou děkuji za veškerou svou tvrdou práci na této záležitosti, upřímně, Belle. “
Jistě, může tvrdit, že to nikdy neřekl. Může popřít, že vám někdy slíbil cokoli, ale máte rande a časový záznam o vaší straně příběhu.
Používejte telefonní hovory a následné e-maily s opatrností. Často se do telefonů často může zdát neškodná konverzacenull
